Habilitar facturación electrónica

Para que Sanapp emita facturas electrónicas a nombre de su empresa, primero hay que habilitarla ante la DIAN. Se hace una sola vez, en ConfiguracionFacturacion electrónica, siguiendo los pasos en orden.

#El panel de estado

Arriba verá el ambiente actual (Pruebas o Producción) y seis pasos: Empresa, Software, Certificado, Resolución, Ambiente y Pruebas DIAN. Cada uno muestra si está pendiente o listo. Haga clic en cualquiera para ir a esa pestaña.

#Lo que necesita tener a mano

• El RUT de la empresa.
• Acceso al portal de facturación electrónica de la DIAN con el usuario de la empresa.
• El certificado de firma digital en archivo .p12 o .pfx, con su contraseña. Lo compra a una entidad certificadora autorizada.
• La resolución de numeración de facturación electrónica, que se solicita en el portal de la DIAN.

#Paso a paso

1. Datos de la empresa

   En la pestaña 1. Datos de la empresa, revise el NIT sin dígito de verificación, el dígito, la razón social, el tipo de organización, el régimen, la responsabilidad fiscal, el municipio, la dirección, el teléfono y el correo. Deben coincidir con el RUT. Pulse Guardar y registrar empresa.

   Después suba el logo que saldrá en la factura con Subir logo.

2. Software

   En el portal de la DIAN, entre a Facturando electrónicamente → Configuración → Modos de operación y asocie un software propio. Copie el ID del software y el PIN que usted definió, péguelos en la pestaña 2. Software y pulse Guardar software.

3. Certificado digital

   En 3. Certificado, elija el archivo .p12, escriba su contraseña y pulse Guardar certificado. Sanapp lee las fechas de emisión y de vencimiento del archivo y se las muestra.

   La contraseña se usa solo para instalar el certificado; Sanapp no la guarda.

4. Resolución de pruebas

   En 4. Resoluciones, mientras está en ambiente de pruebas, pulse Usar datos de prueba (habilitación). Se llenan los datos de la resolución de pruebas de la DIAN. Pulse Guardar resolución en cada formulario.

5. Set de pruebas

   En el portal de la DIAN, copie el TestSetId de su software. En 5. Pruebas y ambiente, péguelo y pulse Enviar factura de prueba. Repita hasta completar las facturas que pide la DIAN, normalmente varias facturas y notas.

   La DIAN procesa los envíos en diferido. Use Consultar estado en la tabla de envíos hasta que digan Válida. Si alguno sale rechazado, abra Errores para ver el motivo.

6. Pase a producción

   Cuando la DIAN muestre el set de pruebas como Aceptado, en la misma pestaña cambie el ambiente a Producción y confirme.

7. Resolución real

   Vuelva a 4. Resoluciones y pulse Consultar resoluciones DIAN. Aparecen las resoluciones autorizadas para su empresa. Pulse Usar en la de facturación electrónica y guarde. Haga lo mismo con la de notas crédito si la tiene.

#El certificado vence

Los certificados duran uno o dos años. Sanapp le muestra cuántos días le quedan y lo marca en amarillo cuando faltan 30 días o menos. Renuévelo con su entidad certificadora antes de que venza y cárguelo con Reemplazar certificado. Con el certificado vencido no se pueden enviar facturas.

#La resolución se agota o vence

Cada resolución tiene un rango de números y una vigencia. Debajo de cada resolución verá el próximo número que se va a usar. Pida una resolución nueva en la DIAN antes de llegar al final del rango y cárguela con Consultar resoluciones DIAN.

#Preguntas frecuentes