Citas y agenda

La agenda de Sanapp le muestra en un calendario todas las citas de su consultorio con un color por estado. Desde ahí agenda, mueve al paciente a sala de espera y empieza la atención. El paciente puede recibir un correo para confirmar su asistencia.

#Antes de empezar: los tipos de cita

Cada cita tiene un tipo, como "Consulta de primera vez" o "Control". El tipo define cuánto dura la cita, así el calendario llena solo la hora de finalización.

1. Vaya a Tipos de cita

   Citas MédicasTipos de cita.

2. Cree el tipo

   Escriba el nombre, la duración en minutos y, si quiere, una descripción.

3. Guarde

   También puede crear un tipo de cita sin salir del calendario, con el botón que está junto al campo Tipo de cita.

#El calendario

Entre a Citas MédicasCalendario. Puede verlo por Mes, Semana, Día o Agenda (una lista de las próximas citas). El botón Hoy lo lleva a las citas del día.

#Qué significa cada color

Estado	Color	Cuándo se usa
Solicitada	Blanco con borde azul	La cita está agendada pero el paciente no ha confirmado.
Confirmada	Azul	El paciente confirmó, por correo o por teléfono.
En sala de espera	Morado	El paciente ya llegó.
Atendida	Verde claro	Se guardó la atención. Sanapp lo cambia solo.
No asistió	Naranja	El paciente no llegó.
Cancelada	Rojo	La cita no se va a realizar.

#Agendar una cita

1. Haga clic en el día o en la hora

   En la vista de semana o de día, haga clic directamente en la franja horaria. Se abre la ventana Agendar cita médica.

2. Elija el doctor y el paciente

   Si el paciente no existe, créelo ahí mismo con el botón que está junto al campo. Al elegirlo, Sanapp marca cómo paga: Particular o su Convenio con su tercero y su plan.

3. Elija el tipo de cita antes de la hora

   Así la Hora de finalización se calcula sola con la duración del tipo. Las horas van de 6:00 a. m. a 8:00 p. m., cada 5 minutos.

4. Elija cómo paga y el servicio, si va a facturar

   En Responsable del pago elija Particular y luego el Servicio de su lista (con su precio), o Convenio y luego Tercero, Plan y Procedimiento. Es opcional, pero si lo llena aquí ya queda listo en la atención y en la factura.

5. Haga clic en Crear

   Si el doctor ya tiene otra cita que se cruza con ese horario, Sanapp le pregunta si quiere continuar. Puede agendar de todas formas, por ejemplo para un sobrecupo. Las citas canceladas y las inasistencias no cuentan como cruce. La hora de fin debe ser posterior a la de inicio.

#El día de la cita

Haga clic en la cita del calendario. Se abre Información de cita médica, donde puede cambiar el estado y el tipo de cita.

1. Cuando el paciente llegue

   Cambie el estado a En sala de espera y pulse Guardar. En el listado de citas también puede hacerlo con el ícono de la silla.

2. Cuando lo vaya a atender

   Haga clic en Iniciar atención. Se abre la atención con el paciente y el responsable del pago de la cita (el servicio particular, o el tercero, el plan y el procedimiento). Ver cómo llenar la atención.

3. Al guardar la atención

   La cita pasa sola a Atendida.

Si el paciente no llegó, márquela como No asistió. Así aparece en el indicador de inasistencias de la pantalla de Inicio.

#Cambiar la fecha, la hora o el doctor

1. Busque la cita en el listado

   Vaya a Citas MédicasCitas médicas y pulse el lápiz de la cita.

2. Cambie lo que necesite

   Doctor, paciente, fecha, horas, estado o notas.

3. Pulse Actualizar cita

   Si el paciente tiene correo, puede volver a enviarle el enlace de confirmación desde esa misma pantalla.

#El listado de citas

En Citas MédicasCitas médicas verá todas las citas en una tabla con buscador. Los íconos de cada fila le permiten:

• Silla: mover al paciente a sala de espera.
• Usuario tachado: marcar que no asistió.
• Estetoscopio: iniciar la atención.
• Papelera: eliminar la cita. Una cita que ya tiene atención o está facturada no se puede eliminar, porque se perdería la historia clínica.

Una cita que ya tiene atención o factura tampoco puede cambiar de paciente, doctor, fecha ni estado: así no se atiende ni se factura dos veces. Sí puede corregirle la hora y las notas. Los íconos que aparecen dependen de los permisos de su rol.

#Recordatorios y confirmación por correo

Sanapp puede enviarle al paciente un correo cuando usted agenda y recordatorios antes de la cita. Configúrelo en ConfiguracionNotificaciones de citas.

1. Active el correo al agendar

   Marque Enviar correo al paciente al agendar una cita. El correo lleva la fecha, la hora, el doctor, la dirección y un enlace para confirmar o cancelar.

2. Elija cuándo enviar los recordatorios

   Marque Enviar recordatorios automáticos y escoja uno o varios momentos: desde una semana antes hasta una hora antes. Por defecto se envía un día antes.

3. Escriba un mensaje para sus pacientes

   Por ejemplo, "Llegue 15 minutos antes y traiga sus exámenes". Este texto va en todos los correos.

4. Guarde

#Qué ve el paciente

El paciente abre el enlace del correo, sin necesidad de usuario ni contraseña, y ve la fecha, la hora y el doctor. Tiene dos botones: Sí asistiré y No asistiré.

• Si confirma, la cita pasa a Confirmada.
• Si cancela, pasa a Cancelada y el espacio queda libre.
• En los dos casos le llega un aviso a la campana a los administradores y a la secretaria, y un correo al doctor.

El paciente solo puede responder una vez. Para mandarle el enlace otra vez, abra la cita desde el listado y use Reenviar link de confirmación. Si usted reprograma la cita (cambia la fecha o la hora), el paciente puede volver a responder para el nuevo horario. El enlace solo funciona mientras la cita esté Solicitada o Confirmada y no haya empezado: un correo viejo no puede cancelar una cita ya atendida.

#Preguntas frecuentes

¿Puedo arrastrar una cita a otra hora?

No. El calendario no permite arrastrar citas, para evitar cambios por error. Para moverla, edítela desde el listado de citas.

Los recordatorios no le llegan al paciente

Revise tres cosas: que el paciente tenga correo, que la cita esté Solicitada o Confirmada, y que los recordatorios estén activos. Si usa su propio servidor de correo, pruébelo en ConfiguracionConfiguración de correo con Enviar prueba. Pídale al paciente que revise también el spam.

¿Los recordatorios llegan por WhatsApp?

Por ahora los recordatorios de citas salen por correo. WhatsApp se usa para el enlace de firma de la atención y para los mensajes de Pediatría.